דף זה מרכז טיפים כלליים אשר אנו ממליצים להכיר ויאפשרו קליטת מסמכים מהירה, נכונה ומדוייקת יותר
​

למעבר מהיר בין שדות ניתן ללחוץ על מקש ה TAB במקלדת.
הזנה מהירה של שורה מתמונת המסמך אל השדה הרלוונטי מתבצעת על ידי לחיצה על השדה
ולאחר מכן לחיצה כפולה על הנתון המתאים בתמונת המסמך.
המסגרות הצבעוניות בתמונת המסמך מקיפות את הנתון שזוהה בתמונת המסמך, ומציגות אותם בתצוגה מוגדלת בתוך טופס הקליטה. ניתן להסיר את המסגרות מהתמונה על ידי לחיצה על אייקון הריבוע המקווקו מעל התמונה

מומלץ לאפס מדי יום את כל המסמכים הממתינים ע"י קליטתם למערכת.
אם תקופת הדיווח הרצויה לא מופיעה ברשימת האפשרויות, כנראה שהתקופה סגורה כי דווחה ויש לפתוח אותה ממסך דיווחים אחרונים, אם יש צורך, ולא התשומות במסמך יקלטו לתקופת הדיווח הבאה.
ניתן לקלוט מסמכים ללא מע"מ בתקופה סגורה ע"י הוספת התקופות בתפריט הקופץ->הצגת כל התקופות
אם קובץ תמונות אחד מכיל מספר מסמכים שונים ניתן לפצל אותו למסמכים נפרדים, תפריט קופץ->פיצול מסמך.
אם תמונה מכילה מספר מסמכים או מסמך הדורש מספר פקודות יומן כמו משכורת, ניתן לשכפל אותו בתפריט הקופץ->שכפול מסמך. נתונים הרשומים כבר בטופס הקליטה ישוכפלו גם כן, כך שיש לשים לב אם צריך להקליד נתונים שונים.
​בכל מקרה, מומלץ שכל תמונה תכיל מסמך אחד בלבד ולכן ניתן לפתוח בירור מובנה מול העוסק עם בקשה מתאימה. תפריט קופץ->פתיחת בירור
​במידה ונקלט מסמך שגויי ותקופת הדיווח אליה שוייך כבר דווחה ונסגרה, יש צורך לבצע סטורנו. יש להיכנס לפקודה->תפריט קופץ->סטורנו. אם יש צורך לקלוט המסמך מחדש בתקופה חדשה, יש תחילה לשכפל את המסמך.
על מנת לבצע דוח מתקן, יש לפתוח את התקופה בדיווחים->דיווחים קודמים ואז ניתן יהיה לבצע עריכה של הפקודה. במצב זה ניתן גם לבטל קליטה, המסמך יוחזר לממתינים לקליטה מחדש או להעברה ל"לא רלוונטי".
במקרה שמסמך מכיל ניכוי מס במקור יש לאלץ את הערך בשדה המתאים הנמצא בתחתית הטופס מצד שמאל.
אם המסמך מכיל פריטים פטורים ממע"מ, ופריטים חייבים, יש צורך לשכפל מסמך ולקלות כל פקודה בנפרד, הוצאה חייבת/הוצאה פטורה. או לאלץ סכום בשדה המע"מ.
אם שדה המע"מ לא מופיע לעוסק מורשה, כנראה שהוא היה מוגדר כפטור בתאריך העסקה.
כדי לקלוט רשימון יבוא יש תחילה לרכז את חשבונית העמיל ומסמך הרישומון (את הרשימון יש לשכפל לצורך קליטת הטובין גם כן- "קניות סחורה בחו"ל), לקלוט את החשבונית של עמיל המכס, לבחור קוד מיון "עמילות מכס", הספק יהיה עמיל המכס, שדה המע"מ יכלול את כלל המיסים, כולל מע"מ יבוא ומעמ בגין שירותים נוספים, שדה הפרטים יתחיל במילה "רשימון" ומיד אחריה רווח ומספר ההצהרה מהרשימון. - ראה דף "כיצד לקלוט רשימון ייבוא"
כדי לקלוט חשבונית הוצאה שהופקה על ידי עסק השייך לרשות הפלסטינאית, יש להגדיר הספק כספק רש"פ.
בקליטת הכנסה מרכזת של קופה רושמת, יש לרשום באסמכתא את מספר התנועות ולבחור למטה לקוח כללי.
חשבונית עצמית שהופקה במערכת זרה יש צריך לקלוט כהכנסה עם קוד 1090 "הכנסה מחשבונית עצמית". מי שעובד עם מערכת ארדני (רבגונית) יש לבחור קוד 199 "הכנסה מחשבונית עצמית", על מנת שלא תהיה במקדמות ובדוח רווח והפסד אך כן תופיע בדוח מע"מ. בנוסף, צריך לרשום ידנית פקודת הוצאה רגילה על אותו הסכום כולל המע"מ וזאת על מנת לקזז את המע"מ ולהכיר כהוצאה בדוח רווח והפסד
​ראה דפים "חשבונית עצמית" ו"חשבונית עצמית עצמית"

כעקרון, מספר חשבונית יכיל לפחות 3 ספרות כדי לאתר כפילויות.
ניתן להתאים אישית את מספר הספרות עבור האסמכתא בהגדרות מייצג->התאמה אישית.
​אם אין מספר מסמך, יש להשתמש רק בחודש ושנה כדי למנוע איתור שגוי של כפילויות.
כדי לשמור על אחידות ולהקל על מציאת כפילויות, יש לצרף למספר חשבונית ידנית מפנקס גם את המספר הקטן.
מספר החשבונית יכיל רק מספרים, ללא סימנים מיוחדים ואותיות כדי לאפשר אחידות והתאמה לדוח מקוון

על אף שאין חובה לקלוט פרטי ספק, מומלץ בחום לעשות זאת, ככל שאין לספק מספר עוסק, לא להזין ספק כלל.
במערכת קיים מאגר ספקים גדול המשותף עם כל משתמשי המערכת, אם נתקלתם בספק שאינו קיים באפשרותכם ללחוץ על הוספת ספק חדש, תחת שדה הספק בדף הקליטה, את הספק יש להקים בהתאם לכללים הקבועים במערכת:
שמות ספקים ישראלים חייבים להיות זהים לשם הספק ברשויות, שם הספק יהיה ללא סימנים מיוחדים כמו נקודתיים או מקף או פרטים נוספים דוגמת תאריך.
ח.פ הספק של ספק ישראלי חייב להיות תקין, ספקים מחו"ל יש לקלוט ללא מספר עוסק ועם שם באותיות לועזיות בלבד.
נסיעות במונית יקלטו עם שם ספק "נהג מונית מזדמן" וקוד מיון "נסיעות", עדיף להשאיר פרטי ספק ריקים מאשר להשתמש בשם גנרי של ספק כללי - בדיווח מפורט חובה להשאיר השדה ריק ולא ספק כללי.

אם נתקלתם בספק שגויי יש ללחוץ על "דיווח ספק שגויי", ואנו נטפל בזה

בפייפרלס אנו עובדים עם קודי מיון של 6111, כל קודי המיון מוקמים במערכת, אם יש צורך להרחיב קוד מיון, למשל לתת הגדרה שונה לחתך הוצאה או הכנסה, אנו ממליצים להשתמש בקוד מיון משני, ראו דף "קוד מיון משני".
קוד מיון "נסיעות" מיועד לתחבורה ציבורית. ככל שמדובר על רכב מסוים יש להשתמש בדלק, אחזקת רכב, חניה, טיפולים וכדומה. ולפתוח כרטיס רכב ב"קוד מיון משני" אליו ישויכו כל הוצאות הרכב הספציפי.
נסיעות במונית, אם אין פרטי ספק, יקלטו עם שם ספק "נהג מונית מזדמן" וקוד מיון "נסיעות".
מסמכים הקשורים לנסיעות לחול יש לקלוט תחת הוצאות->נסיעות לחו"ל->ובפרטים ניתן לתאר את סעיף ההוצאה

פקודות שכר ממערכות שיקלולית, רווחית או משכורשת, ניתן לבצע ייבוא קובץ פקודות שכר, ממיכפל ניתן לבצע שידור אוטומטי.
קליטת פקודות שכר ידנית, יש לקלוט כל סעיף שכר בפקודה נפרדת.
מספר האסמכתא יהיה התאריך בפורמט MMYY
לא ישויך ספק

ככל שהלקוח מפיק הכנסות בתוכנה זרה, מומלץ לקלוט רק דוח סיכום תקופתי ולא מסמך מסמך. אלא אם מדובר על עוסק שמדווח מפורט.
ככל שמפורטים מספרי ההכנסות, מספר המסמך יהיה המספר הראשון, מקף, המספר האחרון, לדוגמא 207 - 233 וזאת על מנת לשמור על רציפות המספרים.
קבלה של עוסק המכילה ניכוי מס במקור:

תיבת ניכוי מס במקור מופיעה רק אם לעוסק מוגדר אחוז ניכוי מס במקור בכרטיס העסק. אם לא הוגדר ניכוי מס במקור בכרטיס העסק יש לקלוט פקודה נוספת, כהכנסה, עם קוד מיון "ניכוי מס במקור", ואת כל הסכום יש לרשום בשדה ניכוי במקור
​
​