ריטיינר

חבילת הריטיינר נבנתה במיוחד על מנת להקל על פעולת גביית שכר הטרחה של המייצג מהעוסקים שלו, כולל חיוב באשראי או מס"ב, הפקת חשבוניות וקליטתן כהכנסה בחשבון האישי וכהוצאה בחשבון העוסק שחויב, והכל בלחיצת כפתור אחת
​

על מנת לבצע ריטיינר עליכם לפתוח חשבון אישי- שישמש כחשבון עוסק של משרד המייצג

ראשית, נקשר את רשימת הלקוחות בחשבון האישי לרשימת העוסקים המנוהלים בפייפרלס על ידי כניסה לריטיינר -> תפריט קופץ -> משיכת עוסקים
פעולה זו תייבא את העוסקים לחשבון העוסק האישי ותסמן אותם כלקוחות מקושרים כך שבהפקת מסמך הכנסה ללקוח מקושר, גם חשבוניות הכנסה רגילות שהופקו לא דרך הריטיינר, יקלטו כהוצאה בחשבונם כעוסקים מיד, לקוחות המקושרים לעוסקים בפייפרלס יופיעו בטבלה בצבע כחול
ניתן להוסיף לקוח שאינו מנוהל כעוסק בפייפרלס מלקוחות -> עסקאות ->לקוח חדש

לקוחות יופיעו במסך הריטיינר אוטומטית אלא אם סומנו כ"לקוח מזדמן"
​

אם בחרתם אמצעי תשלום סליקת אשראי, תדרשו להזין, באופן חד פעמי, את פרטי כרטיס האשראי בטבלת הריטיינר
אם הלקוח מקושר כעוסק שלכם בפייפרלס, לאחר שבחרתם סליקת אשראי והזנתם סכום, עם התחברותו למערכת, תיפתח לו תיבה בה הוא יוכל להזין בעצמו את פרטי האשראי לחיוב הריטיינר
​חבילת הסליקה, עבור חשבון אישי, הינה ללא עלות אולם יהיה תשלום עמלות לחברת משולם בהתאם להסכם מולם
​

בטרם בחירת אמצעי תשלום מס"ב יש לוודא כי בכרטיס הלקוח מופיעים פרטי חשבון בנק ומספר לקוח ובהגדרות ריטיינר מופיע קוד מוסד, שימו לב במערכת המסב ישנם שני מספרים יש לרשום את המספר בן 8 הספרות. לאחר ביצוע ריצה, יש להכנס, בעמוד הריטיינר, לתפריט הקופץ, הכנת קובץ מס"ב. את הקובץ יש לשדר למערכת המסב, שם מתבצע התשלום בפועל

בבחירה של העברה בנקאית, המערכת רק תבצע הפקה של המסמך, התשלום מתבצע מחוץ למערכת
​

קביעת הסכום לתשלום עבור כל לקוח, ניתן למלא את הסכום לתשלום לפני מעמ או כולל מעמ ובהגדרות לבחור האם להציג את העלות בטבלה עם או בלי מעמ
​

ככל שלא כל הלקוחות משלמים באותו המועד, ניתן להגדיר, לכל לקוח באופן פרטני, יום בחודש שרק לאחריו הוא יכלל בריצה, למשל במקרה בו ללקוח יש הוראת קבע, שיורדת בתאריך קבוע
​

יש להגדיר את החודש בגינו נגבה שכר הטרחה למשל 5/25 - יופיע בחשבונית בגין שכ"ט 5/25

הגדרת התאריך שיופיע בחשבונית כתאריך עסקה

ניתן להגיע למסך הגדרות כלליות על ידי לחיצה על התפריט הקופץ במסך הריטיינר -> הגדרות או על ידי לחיצה על הגדרות בתפריט הראשי -> ריטיינר

כדי לקבוע את מדיניות שליחת המסמכים ללקוחות:

לשלוח רק ללקוחות חיצוניים: אם הלקוח אינו מקושר לפייפרלס אז המסמך ישלח אליו בדואל ואם הוא כן מקושר אז המסמך לא ישלח

שליחה לכולם: המסמך ישלח בדואל לכל הלקוחות

לא לשלוח לאף אחד: לא תשלח הודעה לאף לקוח

כדי לקבוע האם להציג את העלות בטבלה עם או בלי מעמ

שם הפריט שיופיע במסמך

הקוד המוסד של המשרד המייצג בו יעשה שימוש בהפקת קובץ מסב

לביצוע הרצה של הריטיינר יש להכנס לתפריט הקופץ -> ריצה , המערכת תקפיץ חלון המפרט את כל נתוני הריטיינר, מספר העוסקים, סה"כ לחיוב באשראי סה"כ להפקת מסמך בלבד וחיוב בהעברה בנקאית, חודש לחיוב ותאריך מסמך, חשוב לעבור שוב על כל הנתונים המוצגים בתיבה זו ולאשר למערכת לבצע הריצה. עם תחילת הריצה יופיע סרגל התקדמות הכנה עד להשלמת התהליך וביצוע הריטיינר

המסמכים יקלטו אוטומטית כהכנסה לחשבון העוסק (של המייצג) וכהוצאה לחשבונות העוסקים (של הלקוחות הפעילים בפייפרלס)

המסמך ישלח ללקוח בהתאם למוגדר בהגדרות, שליחה רק ללקוחות חיצוניים, שליחה לכולם, לא לשלוח לאף אחד בכל מקרה

לאחר שביצענו ריצה נוכל לקבל תמונה מלא, מי מהלקוחות בוצע חיוב והופק מסמך ומי מהלקוחות התהליך לא הושלם

עוסקים שהיו מסומנים לגביה אולם הגביה לא צלחה, התא המתאים בטבלה יופיע באדום, מעבר עם העכבר על התא האדום תציג את סיבת אי הצלחת הגביה, אם הגביה הצליחה אז הסכום יופיע בצבע ירוק

לקוחות שנבחרו להעברה בנקאית יסומנו כאילו חויבו באופן ידני מחוץ לפייפרלס

לקוחות שהופקו עבורם מסמכים יופיעו בתא עם סכום בצבע כחול, לחיצה על הסכום תפתח את המסמך שהופק

בראש המסך מופיעות קוביות מידע המציינות את החודש לחיוב ואת התאריך שיופיע על החשבוניות שיופקו. מספר הלקוחות המסומנים לגביה בריטיינר זה, סך כל הסכום לגביה, וחלוקת הסכום להעברה בנקאית/אשראי

טבלת רשימת הלקוחות בריטיינר

1. משתתפים - מספר הלקוחות מהם נבצע גבייה בריטיינר זה.

2. העברה - מספר הלקוחות המשלמים בהעברה בנקאית

3. סליקת אשראי - מספר הלקוחות להם תתבצע סליקת אשראי

4. לא משתתפים - מספר הלקוחות שאינם לתשלום בריטיינר זה

5. הכל - רשימת כל הלקוחות

6. מוזן אשראי - לקוחות להם כבר מוזנים פרטי כרטיס אשראי

7. מקושרים - לקוחות המקושרים כעוסקים בחשבון המייצג, לקוחות אלו יסומנו בכחול.

8. לא מקושרים - לקוחות שאינם עוסקים רשומים בפיפרלס, יסומנו בשחור.

​