הסבר
חבילת הריטיינר נבנתה במיוחד על מנת להקל על פעולת גביית שכר הטרחה של המייצג מהעוסקים שלו, כולל חיוב באשראי או מס"ב, הפקת חשבוניות וקליטתן כהכנסה בחשבון האישי וכהוצאה בחשבון העוסק שחויב, והכל בלחיצת כפתור אחת
שלבי הכנת הריטיינר
על מנת לבצע ריטיינר עליכם לפתוח חשבון אישי- שישמש כחשבון עוסק של משרד המייצג
משיכת עוסקים
ראשית, נקשר את רשימת הלקוחות בחשבון האישי לרשימת העוסקים המנוהלים בפייפרלס על ידי כניסה לריטיינר -> תפריט קופץ -> משיכת עוסקים
פעולה זו תייבא את העוסקים לחשבון העוסק האישי ותסמן אותם כלקוחות מקושרים כך שבהפקת מסמך הכנסה ללקוח מקושר, גם חשבוניות הכנסה רגילות שהופקו לא דרך הריטיינר, יקלטו כהוצאה בחשבונם כעוסקים מיד, לקוחות המקושרים לעוסקים בפייפרלס יופיעו בטבלה בצבע כחול
ניתן להוסיף לקוח שאינו מנוהל כעוסק בפייפרלס מלקוחות -> עסקאות ->לקוח חדש
לקוחות יופיעו במסך הריטיינר אוטומטית אלא אם סומנו כ"לקוח מזדמן"
הגדרות כלליות
ניתן להגיע למסך הגדרות כלליות על ידי לחיצה על התפריט הקופץ במסך הריטיינר -> הגדרות או על ידי לחיצה על הגדרות בתפריט הראשי -> ריטיינר
מדיניות שליחה
כדי לקבוע את מדיניות שליחת המסמכים ללקוחות:
לשלוח רק ללקוחות חיצוניים: אם הלקוח אינו מקושר לפייפרלס אז המסמך ישלח אליו בדואל ואם הוא כן מקושר אז המסמך לא ישלח
שליחה לכולם: המסמך ישלח בדואל לכל הלקוחות
לא לשלוח לאף אחד: לא תשלח הודעה לאף לקוח
תצוגת סכום כולל מעמ
כדי לקבוע האם להציג את העלות בטבלה עם או בלי מעמ
תיאור שורה
שם הפריט שיופיע במסמך
קוד מוסד
הקוד המוסד של המשרד המייצג בו יעשה שימוש בהפקת קובץ מסב
בחירת אמצעי תשלום ללקוח
כרטיס אשראי
אם בחרתם אמצעי תשלום סליקת אשראי, תדרשו להזין, באופן חד פעמי, את פרטי כרטיס האשראי בטבלת הריטיינר
אם הלקוח מקושר כעוסק שלכם בפייפרלס, לאחר שבחרתם סליקת אשראי והזנתם סכום, עם התחברותו למערכת, תיפתח לו תיבה בה הוא יוכל להזין בעצמו את פרטי האשראי לחיוב הריטיינר
בטבלת הריטיינר תוכלו לראות את ארבע הספרות האחרונות, של כרטיס האשראי, המוזן ללקוח
חבילת הסליקה, עבור חשבון אישי, הינה ללא עלות אולם יהיה תשלום עמלות לחברת משולם בהתאם להסכם מולם
מס"ב
בטרם בחירת אמצעי תשלום מס"ב יש לוודא כי בכרטיס הלקוח מופיעים פרטי חשבון בנק ומספר לקוח ובהגדרות ריטיינר מופיע קוד מוסד, שימו לב במערכת המסב ישנם שני מספרים יש לרשום את המספר בן 8 הספרות. לאחר ביצוע ריצה, יש להכנס, בעמוד הריטיינר, לתפריט הקופץ, הכנת קובץ מס"ב. את הקובץ יש לשדר למערכת המסב, שם מתבצע התשלום בפועל.
אם קיימים כמה תאריכי חיוב באותו החודש, יש להכנס לתפריט הקופץ, לבחור ריצת השלמה, תחילה יש לבצע ריצה להפקת החשבוניות מס קבלה החדשות ורק אחר כך בתפריט הקופץ לבחור "בחירה מרובה", לסמן את הלקוחות לקובץ מס"ב חדש, ורק הם יופיעו בקובץ שיופק בתום כל החיובים יש לבצע שוב ריצה והכנת קובץ מס"ב לקבלת קובץ ריק
על מנת לאפשר העלאה תקינה של הקובץ יש לשמור אותו בתקייה ראשית c\masav
העברה בנקאית
בבחירה של העברה בנקאית, המערכת רק תבצע הפקה של המסמך, התשלום מתבצע מחוץ למערכת
הגדרות נתוני הריטיינר ללקוחות
סכום לתשלום
קביעת הסכום לתשלום עבור כל לקוח, ניתן למלא את הסכום לתשלום לפני מעמ או כולל מעמ ובהגדרות לבחור האם להציג את העלות בטבלה עם או בלי מעמ
מועד ריצה
ככל שלא כל הלקוחות משלמים באותו המועד, ניתן להגדיר, לכל לקוח באופן פרטני, יום בחודש שרק לאחריו הוא יכלל בריצה, למשל במקרה בו ללקוח יש הוראת קבע, שיורדת בתאריך קבוע או להגדירם לא לתשלום, ולבצע השלמה לאחר ריצה ראשונה
הגדרות פרטניות לריטיינר נוכחי
חודש לחיוב
יש להגדיר את החודש בגינו נגבה שכר הטרחה למשל 5/25 - יופיע בחשבונית בגין שכ"ט 5/25
תאריך חשבונית
הגדרת התאריך שיופיע בחשבונית כתאריך עסקה, אם מבקשים להגדיר תאריך רטרואקטיבי, יש לוודא תחילה כי מוגדרים ימי גרייס לחשבון העוסק